Assistant de Direction rattaché à la Direction des Soins H/F

Missions

Missions générales

Organiser les agendas des responsables de la Direction des Soins en intégrant les priorités :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de chacun (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement les rendez-vous
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur des Soins et Cadre Supérieur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Gérer les Ressources Humaines :

Gestion des Congés Annuels/RTT de l’encadrement paramédical :

• Réceptionner et enregistrer les Congés Annuels/RTT de l’encadrement de santé sur @CHRONOS
• Assurer le suivi des Congés Annuels/RTT de l’encadrement de santé

Tableaux de gardes :

• Saisir, mettre en forme et ventiler les tableaux de gardes de l’encadrement paramédical
• Assurer le suivi des changements de garde
• Anticiper les démarches de remplacements en cas d’absence
• Veiller à la transmission des informations en DRH pour paiement des gardes

Gérer le secrétariat dans sa globalité :

Accueil téléphonique et physique (Directeurs, agents, usagers, étudiants) :

• Assurer le standard téléphonique : réception, traitement, orientation des appelset messages téléphoniques et prises de rendez-vous
• Accueillir les agents / usagers : orientation, renseignement, prises de messages…

Gestion du courrier :

• Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser les documents, rapports et courriers (documents papiers et messagerie électronique)
• Reconnaître le destinataire des courriers et le transmettre au bon interlocuteur
• Rédiger, saisir et envoyer les courriers, documents, rapports…
• Assurer le suivi des courriers

Organisation des rendez-vous et réunions :

• Gérer les agendas électroniques
• Organiser les réunions (choix des dates, contact avec les participants, préparation des documents et matériels, réservation des salles)
• Participer aux réunions de l’encadrement de santé (briefings, réunions plénières), prendre note et rédiger les comptes rendus

Réaliser et actualiser les informations relatives à la Direction des Soins :

• Actualiser les listes et documents
• Veiller au partage des informations auprès des professionnels identifiés
• Gérer les fournitures et matériels de la Direction des Soins
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Classement :

• Organiser le tri et l’archivage des documents et rapports de la Direction des Soins (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• Poursuivre l’archivage dématérialisé
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Collaboration à la gestion des stages soignants :

Gestion des demandes :

• Réceptionner, trier et enregistrer les courriers de demandes de stages soignants
• Saisir et envoyer les courriers réponses établis selon le tableau de mise en stage
• Collaborer avec les IFSI/IFAS et autres Instituts de Formation concernant les conventions et les demandes urgentes.

Gestion du tableau de mise en stage :

• Assurer le suivi des accords préalables établis avec les IFSI/IFAS et autres Modifier, mettre à jour le tableau selon les demandes et accords de stage
• Ventiler le tableau à l’encadrement de santé