Assistant de Direction rattaché à la Direction des Soins H/F

parution : 21.12.2022 - grade : Adjoint Administratif

Le Centre Hospitalier de Tourcoing recherche 1 Assistant de Direction H/F pour la Direction des Soins de l’établissement.

L’Assistant de Direction H/F rattaché à la Direction des soins, organise, facilite et optimise la gestion administrative de la Direction des soins.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Il/elle possède la capacité à rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Missions

Missions générales

Organiser les agendas des responsables de la Direction des Soins en intégrant les priorités :

  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de chacun (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
  • Accueillir physiquement les rendez-vous
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur des Soins et Cadre Supérieur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Gérer les Ressources Humaines :

Gestion des Congés Annuels/RTT de l’encadrement paramédical :

  • Réceptionner et enregistrer les Congés Annuels/RTT de l’encadrement de santé sur @CHRONOS
  • Assurer le suivi des Congés Annuels/RTT de l’encadrement de santé

Tableaux de gardes :

  • Saisir, mettre en forme et ventiler les tableaux de gardes de l’encadrement paramédical
  • Assurer le suivi des changements de garde
  • Anticiper les démarches de remplacements en cas d’absence
  • Veiller à la transmission des informations en DRH pour paiement des gardes

Gérer le secrétariat dans sa globalité :

Accueil téléphonique et physique (Directeurs, agents, usagers, étudiants) :

  • Assurer le standard téléphonique : réception, traitement, orientation des appelset messages téléphoniques et prises de rendez-vous
  • Accueillir les agents / usagers : orientation, renseignement, prises de messages…

Gestion du courrier :

  • Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser les documents, rapports et courriers (documents papiers et messagerie électronique)
  • Reconnaître le destinataire des courriers et le transmettre au bon interlocuteur
  • Rédiger, saisir et envoyer les courriers, documents, rapports…
  • Assurer le suivi des courriers

Organisation des rendez-vous et réunions :

  • Gérer les agendas électroniques
  • Organiser les réunions (choix des dates, contact avec les participants, préparation des documents et matériels, réservation des salles)
  • Participer aux réunions de l’encadrement de santé (briefings, réunions plénières), prendre note et rédiger les comptes rendus

Réaliser et actualiser les informations relatives à la Direction des Soins :

  • Actualiser les listes et documents
  • Veiller au partage des informations auprès des professionnels identifiés
  • Gérer les fournitures et matériels de la Direction des Soins
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Classement :

  • Organiser le tri et l’archivage des documents et rapports de la Direction des Soins (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
  • Poursuivre l’archivage dématérialisé
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Collaboration à la gestion des stages soignants :

Gestion des demandes :

  • Réceptionner, trier et enregistrer les courriers de demandes de stages soignants
  • Saisir et envoyer les courriers réponses établis selon le tableau de mise en stage
  • Collaborer avec les IFSI/IFAS et autres Instituts de Formation concernant les conventions et les demandes urgentes.

Gestion du tableau de mise en stage :

  • Assurer le suivi des accords préalables établis avec les IFSI/IFAS et autres Modifier, mettre à jour le tableau selon les demandes et accords de stage
  • Ventiler le tableau à l’encadrement de santé

Profil recherché

  • Discrétion et Confidentialité
  • Capacité à prioriser
  • Organisation et rigueur
  • Esprit d’initiative
  • Capacité d’adaptation
  • Être force de proposition
  • Être Diplomate
  • Réactivité et autonomie
  • Dynamisme
  • Polyvalence
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d’équipe
  • Capacités rédactionnelles
  • Sens de l’écoute et de la communication
  • Résistance au stress
  • Travail en mode projet

Diplômes requis

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.

Expérience professionnelle souhaitée

Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est requise. La connaissance du domaine d’activité de l’Établissement est un plus.

Compétences professionnelles recherchées

  • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
  • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
  • Connaissances en gestion administrative
  • Connaissance des normes rédactionnelles
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
  • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
  • Maîtrise de l’organisation d’événements
  • Connaissances en gestion administrative du personnel
  • Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

Mutation / Détachement / CDD ou CDI selon profil et expérience professionnelle.

Temps de travail : Temps plein - 8H30 – 17H, du lundi au vendredi
Rémunération : Selon les grilles de la fonction publique hospitalière et expérience sur des fonctions similaires. A partir de 1700€ nets par mois.
Date d'embauche : 01/02/2023
Localisation : C.H TOURCOING

Plus d'informations :

Relations professionnelles fréquentes :

  • L’ensemble des Directions de l’établissement
  • Les secrétariats de Direction
  • Les Cadres et Cadres Supérieurs paramédicaux
  • Les professionnels de l’Établissement
  • Les Instituts de Formation (IFSI, IFAS, établissements du second degré)
  • Les étudiants

Merci d'adresser un CV et une lettre de motivation de préférence par email à :
Audrey Van Nedervelde – Chargée du recrutement
Centre Hospitalier de Tourcoing
Direction des Ressources Humaines
155, rue du Président Coty – BP 619 – 59200 Tourcoing Cedex
ou par email à candidature@ch-tourcoing.fr
Téléphone : 03 20 69 40 13
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