Assistant de Coordination et Communication (COREVIH) H/F

Missions et Activités

Missions générales

L’assistant(e) de coordination exercera une fonction de soutien auprès de la Coordinatrice dans les tâches liées à la conduite de projets et à la communication interne et externe.

Il/elle saura mettre sa polyvalence au service du COREVIH Hauts-de-France afin de créer un environnement de travail favorable à l’avancement des projets.

Doté(e) d’une grande capacité de communication et d’un très bon relationnel, il/elle fera circuler les informations pertinentes et facilitera les relations entre les différents acteurs : membres du COREVIH, partenaires régionaux, directions de l’établissement, prestataires.

Activités principales

DANS LE DOMAINE DE L’ADMINISTRATIF

• Centralisation les appels téléphoniques pour le COREVIH
• Traitement du courrier
• Gestion des e-mails et des appels téléphoniques
• Gestion des réunions (planification et logistique)
• Classement et archivage de documents
• Gestion des déplacements (ordres de mission, remboursement de frais, suivi du budget lié aux déplacements)
• Gestion des commandes

DANS LE DOMAINE DU SUIVI DE PROJETS

• Assister la coordinatrice sur la mise en place et le suivi de projets
• Suivi des budgets
• Participation aux réunions et prise de notes, compte rendu bureau,
• Gestion de la coordination de projets (planification et logistique)
• Création de support
• Relation avec les prestataires

DANS LE DOMAINE DE LA COMMUNICATION :

✔ Stratégie de communication :

• Participation à la création de la stratégie de communication du COREVIH Hauts-de France interne et externe
• Organisation de visioconférence et de table ronde
• Suivi du budget communication
• Veille informationnelle

✔ Conception et diffusion d’outils de communication :

• Rédaction et création d’outils de communication sur divers supports
• Coordination de la diffusion des supports imprimés
• Sélection et relation avec les imprimeurs

✔ Événementiel :

• Sélection et relations avec les prestataires
• Organisation et réalisation d’événements
• Communication du service, campagne sur les évènements, mailing, création d’affiches, flyers,
• Suivi budgétaire

✔ Web et réseaux sociaux :

• Suivi de la refonte du site Internet en lien avec un prestataire
• Participation au groupe de travail « site Internet »
• Correction/relecture des contenus en lien avec la coordinatrice
• Mise à jour et alimentation du site Internet, gestion des réseaux sociaux
• Gestion des demandes de contact des internautes
• Création et alimentation d’une page Facebook dans le respect de la cohérence éditoriale définie
• Création et mise en place d’une newsletter